「台帳の管理」をするシステム作成は、私が得意とする分野です。
現在のシステムを把握していませんので、すぐには無理ですが、
いずれ機会を与えていただければ管理スクリプトなど書いてみたいです。
例えば、最初に管理人がボアランティアのメルアドと権限を登録すると、パスワードはいつでもボランティアさんが自分で変更できて
メルアドに送られるシステムや、
パスワード再送システム、
権限ごとのキャップハンドル一覧が表示されたり、などなど。